유지보수 이력 관리 시스템 정리법 엑셀부터 시스템 연계까지

설비를 장기간 안정적으로 운영하기 위해선 단순한 고장 수리만으로는 부족합니다. 실제 현장에서는 같은 문제나 이상 징후가 반복되는 경우가 많습니다. 이때, 유지보수 이력을 체계적으로 관리하고 있다면 고장 원인을 파악하고, 반복되는 문제를 사전에 차단할 수 있습니다.

또한 PSM 대상 사업장에서는 이력 관리가 법적 요구사항이 되며, 대형 사고 이후에는 감사 및 조사에서 가장 먼저 확인되는 항목이기도 합니다. 때문에 유지보수 이력은 단순한 기록이 아닌, 안전과 품질을 동시에 확보하는 핵심 관리수단입니다.

실무에서 자주 쓰는 기록 항목

이력 관리를 효과적으로 하기 위해선 기록 항목을 표준화해야 합니다. 일반적으로 다음과 같은 내용이 포함됩니다.

• 설비명, 위치, 고유번호
• 점검·정비 일시와 작업자 이름
• 작업내용(청소, 윤활, 교체 등)
• 이상 유무 및 조치 결과
• 사용한 부품 또는 자재 내역
• 참고사진 및 첨부파일
• 관리자 서명 또는 전자승인

이 항목들이 빠짐없이 기록되어야, 장기적인 고장 패턴이나 교체주기를 예측할 수 있으며, 사고 발생 시 원인 추적도 수월해집니다.

엑셀로 정리할 때 유의할 점

많은 중소사업장은 시스템보다 엑셀을 활용한 이력관리를 먼저 도입합니다. 엑셀을 활용할 경우, 아래와 같은 전략이 필요합니다.

• 설비별 Sheet를 만들기보단 하나의 통합 시트에서 설비명을 필터링
• 조건부 서식으로 이상 발생 항목 강조
• 점검주기를 색상으로 구분하여 시각화
• 월별·분기별 피벗테이블로 통계 분석

이처럼 엑셀로도 일정 수준의 체계는 충분히 구현할 수 있습니다. 단, 엑셀 관리자는 별도로 지정해 유지보수와 관리가 병행되어야 누락이 없습니다.

시스템 없이도 체계화하는 방법

시스템 도입이 어렵다면, 아래와 같이 수기나 단순 디지털 양식으로도 충분히 구조화할 수 있습니다.

1. 정리 항목을 표준 템플릿으로 고정
2. 점검 전 체크리스트와 연동해 현장에서 바로 작성
3. 이력 기록 후에는 무조건 사진을 첨부해 시각적 증빙 확보
4. 설비별 파일 폴더를 분류하고 이력을 주기적으로 백업

기록의 방식보다 중요한 건, 일관성 있게 관리하는 체계와 책임자 지정입니다. 이는 단순한 문서 작업이 아니라 사고를 막는 ‘전방위 방어막’이 됩니다.

예방정비(PM)와의 연계 전략

이력관리의 가장 중요한 응용 영역은 예방정비(PM)입니다. 단순 고장 처리 이력만 쌓는 것이 아니라, 일정 주기 또는 사용시간 기준으로 사전 점검 및 부품 교체를 시행할 수 있어야 합니다.

예를 들어, 최근 1년간 베어링 교체가 잦았던 설비라면, 해당 항목을 PM 목록에 추가해 교체주기를 선제적으로 설정하는 것입니다. 또, 이상 빈도가 높은 설비는 예비부품을 우선 확보해 생산중단을 최소화할 수 있습니다.

이처럼 정비이력은 ‘기록용’이 아닌 ‘계획용’으로 활용되어야 진정한 효과가 나타납니다.

PSM 대상 사업장 관리 팁

공정안전관리(PSM) 대상 사업장의 경우, 이력관리는 법적 준수사항이자 핵심 감사 항목입니다. 공정안전자료(PSI), 변경관리(MOC), 공정 위험성평가 등과의 연계 관리가 필요합니다.

• PSI에서 정의한 설비는 모두 이력관리 대상에 포함
• 변경관리(MOC)로 부품·설비 구조 변경 시 이력에 반영
• 교육훈련 결과, 작업허가서(Work Permit) 등도 별도 보관

추후 고용노동부 점검 시, 정비이력의 시기·내용·조치결과가 명확히 정리되어 있어야 행정처분이나 개선명령을 피할 수 있습니다.

결론

이력 관리는 단순 문서 보관이 아닙니다. 공정에서 어떤 이상이 반복되고, 어떤 설비가 위험한지를 알려주는 일종의 '현장 메모리'입니다.

작은 누락이 큰 사고로 이어지는 것을 방지하려면, 지금 이 순간부터라도 이력 정리 기준과 책임자 체계를 수립해야 합니다. 시작은 작더라도, 꾸준히 축적된 기록은 공정의 품질과 안전 수준을 결정짓는 핵심 자산이 됩니다.

요약정리

• 유지보수 이력 관리는 사고 예방과 품질관리 핵심
• 설비별로 항목 표준화해 정리체계 수립
• 엑셀, 수기, 시스템 중 실정 맞는 방식 선택
• 예방정비와 연계해 실질적 관리 도구로 활용